Contabilitatea unei firme mici începe din prima zi de activitate, nu din momentul în care apar primele încasări importante. Orice factură emisă, plată către un furnizor, achiziție, salariu sau sumă încasată trebuie gestionată corect. O evidență bine organizată ajută antreprenorul să știe câți bani produce firma, ce taxe are de achitat și ce cheltuieli îi afectează rezultatele.
Pentru un antreprenor aflat la început, contabilitatea poate părea complicată din cauza termenelor, documentelor și obligațiilor fiscale. În practică, lucrurile devin mult mai simple atunci când există o rutină bine stabilită și o colaborare bună cu persoana care ține contabilitatea. Antreprenorul trebuie să înțeleagă elementele de bază, chiar dacă evidența contabilă este gestionată de un profesionist.
Ce presupune contabilitatea unei firme mici
Contabilitatea înregistrează și organizează operațiunile economice ale firmei. Prin intermediul ei se poate vedea ce venituri are societatea, cât cheltuiește, ce datorii are, ce sume trebuie încasate și care este rezultatul activității.
Documentele reprezintă baza acestei evidențe. Facturile emise și primite, extrasele de cont, documentele privind încasările și plățile, contractele, documentele de salarizare și actele pentru achiziția bunurilor trebuie păstrate și transmise contabilului conform procedurii stabilite.
Este util ca încă de la început să existe o metodă simplă de organizare. Documentele pot fi împărțite pe luni și categorii, astfel încât să poată fi găsite rapid. Pentru documentele electronice, o structură de foldere bine organizată economisește timp.
O firmă mică ar trebui să urmărească permanent cel puțin câteva elemente importante:
- facturile emise către clienți
- facturile primite de la furnizori
- încasările și plățile
- cheltuielile firmei
- obligațiile fiscale și termenele de plată
- salariile și costurile aferente angajaților, dacă există
- sumele pe care firma trebuie să le încaseze
- disponibilul din conturile bancare și din casierie
Contabilul se ocupă de partea tehnică, însă administratorul rămâne implicat în activitatea financiară a firmei. Este important să transmită documentele la timp, să ofere informațiile necesare și să verifice periodic situația afacerii.
Un obicei foarte bun este stabilirea unei zile în fiecare săptămână pentru verificarea facturilor, plăților și încasărilor. Chiar și 20 sau 30 de minute pot preveni acumularea documentelor și apariția unor diferențe greu de identificat ulterior.
Taxe, facturi și documente pe care trebuie să le urmărești
Obligațiile fiscale diferă în funcție de forma juridică, regimul fiscal, domeniul de activitate, existența angajaților și alte caracteristici ale firmei. Din acest motiv, taxele trebuie analizate pentru situația concretă a fiecărei societăți.
Antreprenorul are nevoie, totuși, de o imagine generală asupra sumelor datorate și a termenelor. Contabilul poate calcula și declara obligațiile fiscale, iar administratorul trebuie să se asigure că firma dispune de banii necesari pentru plata lor.
O metodă practică este separarea banilor destinați taxelor de sumele disponibile pentru cheltuielile curente. În acest fel, soldul contului bancar nu este confundat cu suma pe care firma o poate folosi efectiv.
Facturarea este o altă parte importantă a activității. Facturile trebuie emise corect, iar operațiunile pentru care există obligații de raportare prin sistemele fiscale utilizate în România trebuie gestionate conform regulilor aplicabile firmei. În funcție de activitate pot exista și alte documente care însoțesc anumite operațiuni.
La începutul colaborării cu un contabil merită stabilite câteva aspecte concrete:
- ce documente trebuie trimise
- în ce format sunt acceptate
- până la ce dată trebuie transmise
- cine se ocupă de facturare și raportările aferente
- când sunt comunicate taxele de plată
- ce informații trebuie oferite înaintea unei achiziții importante
- cum sunt gestionate documentele pentru angajați
Este important și modul în care sunt făcute cheltuielile. Banii firmei trebuie tratați separat de banii personali. Achizițiile realizate pentru societate trebuie documentate corespunzător și trebuie să aibă legătură cu activitatea economică pentru ca tratamentul lor contabil și fiscal să poată fi stabilit corect.
Pentru cheltuielile mai puțin obișnuite, cea mai bună variantă este o discuție cu contabilul înainte de achiziție. Astfel, antreprenorul poate afla ce documente sunt necesare și care este tratamentul fiscal aplicabil.
Contabilitatea trebuie folosită și pentru administrarea firmei
Una dintre greșelile frecvente ale antreprenorilor este să privească contabilitatea exclusiv ca pe o obligație fiscală. Datele contabile pot fi folosite și pentru decizii de business.
Cifra de afaceri, profitul, cheltuielile, creanțele și datoriile oferă informații diferite. O firmă poate avea vânzări bune și totuși să întâmpine probleme cu disponibilul din cont dacă facturile sunt încasate târziu.
De exemplu, o factură emisă astăzi cu termen de plată peste 30 de zile reprezintă o sumă pe care firma trebuie să o încaseze. Până când clientul plătește efectiv, acei bani nu pot fi utilizați pentru salarii, furnizori sau alte cheltuieli curente.
De aceea, antreprenorul ar trebui să urmărească lunar câteva întrebări simple. Cât a facturat firma, cât a încasat efectiv, cât a cheltuit, ce facturi sunt restante și ce plăți importante urmează?
Merită urmărite separat și cheltuielile recurente. Abonamentele, chiria, serviciile externe, salariile, utilitățile și alte costuri fixe pot ajunge să consume o parte importantă din veniturile firmei.
Pe măsură ce activitatea crește, devine util un buget lunar. Acesta poate cuprinde veniturile estimate, costurile fixe, cheltuielile variabile, taxele și investițiile planificate. Compararea estimărilor cu rezultatele reale ajută la identificarea rapidă a diferențelor.
Cum îți organizezi contabilitatea corect de la început
O firmă mică are avantajul că își poate construi procedurile corect înainte ca volumul de documente să devină mare. Organizarea bună din primele luni reduce timpul pierdut și oferă administratorului o imagine mai bună asupra afacerii.
Primul pas este alegerea unui contabil sau a unei firme de contabilitate potrivite tipului de activitate desfășurat. Contează experiența, disponibilitatea pentru explicații, modul de lucru și capacitatea de a comunica din timp obligațiile importante.
Al doilea pas este stabilirea unei rutine. Facturile și celelalte documente trebuie centralizate periodic, iar încasările și plățile merită verificate constant. Problemele sunt mult mai ușor de rezolvat atunci când sunt observate repede.
Administratorul ar trebui să păstreze și un calendar cu obligațiile importante ale firmei. Termenele fiscale, contractele, salariile, plățile recurente și scadențele furnizorilor pot fi urmărite într-un singur loc.
Pe măsură ce firma se dezvoltă, contabilitatea oferă informații tot mai utile pentru deciziile importante. Poți vedea dacă afacerea își permite o investiție, dacă anumite costuri au crescut prea mult sau dacă trebuie îmbunătățit ritmul încasărilor.
O contabilitate bine organizată înseamnă mai mult decât documente și declarații. Înseamnă să știi permanent unde se află firma din punct de vedere financiar și ce obligații urmează. Cu documente transmise la timp, bani personali separați de cei ai societății și o comunicare constantă cu contabilul, administrarea unei firme mici devine mult mai simplă și mai previzibilă.
